Konaklama işletmelerinin her geçen gün biraz daha sıkıntıya düşerek, tasarruf önlemleri altında özellikle maliyet (cost) ler üzerinde uyguladıkları yöntemler çok çeşitlidir. Oysa gerçekuygulama, tabidir ki, maliyetleri denetim altında tutmak ancak en az onun kadar belki de daha önemlisi, kaçakları belirleyip, gerekli önlemleri olmalıdır.Tasarruf Önlemlerinin yanında, kaçakların önlenmesi demiştik. Bu amaçla, oda gelirlerindeki kaçakların önlenmesi için, Ön Büro, Housekeeping ve Muhasebe departmanlarının tam bir uyum içinde ve eş güdümlü çalışması gerekmektedir. Odadaki konaklama durumunu en iyi Ön Büro değil, görevli Kat Görevlisi ve onun bağlı olduğu departman yöneticisi bilir. Fiziksel olarak odanın durumunu odayı hazırlayan kat görevlisi gözlemlemiştir. Onun düzenleyeceği “Room Maid Report” ve buna bağlı olarak Kat Şeflerince hazırlanan “Floor Supervisor Report” ve en son “Housekeeping Report”durumun gerçek belgeleridir.
Ön Büro sadece kendi donanımında en iyimser tahminle, Room Rack veya Registration Card – Voucher ilişkisi içerisinde odada kaç kişinin konaklaması gerektiğini bilebilir, odanın gerçek durumu hakkında bilgi sahibi değildir. Böyle bir anda iki yapı arasındaki herhangi bir nedenle oluşacak fark durumunda, Muhasebe Departmanındaki Gelirler Kontrolörü, kendisine ulaştırılan iki raporu inceler; fark konusunda her iki departmanı (HK ve FO) uyarır, bir “Uyuşmazlık Raporu” düzenler. Ancak, pratikte çokça gördüğümüz gibi, sabah hazırlanan Housekeeping Report , Ön Bürodan gelen bilgileri baz alınarak hazırlanırsa, Uyuşmazlık Raporunun hazırlanması mümkün değildir. Tek Uyuşmazlık Raporu hazırlanmadan sezonu kapatan nice işletmenin olduğunu tahmin etmek çok da zor değildir.
Sonuçta, her iki departmanın yöneticileri, konuyu inceleyerek, gerçek oda durumunu belirlemek durumundadırlar. Ancak böyle bir sistem ile oteldeki oda gelirlerindeki kaçakların önüne geçilmiş olunabilir.
Şimdi sistem nasıl çalışmaktadır, onu görelim :
1. Sabah odalara giren Room Maid, odanın fiziksel görünümü doğrultusunda kendi raporuna gerekli kaydı yapar. (Occupied 1 kişi, Occupied iki kişi, Slept Out, vb.),
2. Kat Şefleri, kendi sorumluluk alanlarındaki Room Maidlerden gelen bilgileri ve raporları kontrol ederek, kendi raporunu hazırlar.
3. Tüm işletmenin oda bilgileri toplandığında, Housekeeping Report hazırlanır.
4. Hazırlanan rapor, hem Ön Büroya, hem de Muhasebe departmanlarına hemen ulaştırılır.
5. Gelirler Kontrolörü kendisine gelen Housekeeping Report ile, gece Night Audit sonucunda oluşan Ön Büro raporlarını karşılaştırır.
6. Herhangi bir oda veya kişi tutarsızlığı durumunda, Gelirler Kontrolörü bir Uyuşmazlık Raporu düzenleyerek, durumu her iki departmana (FO ve HK) hemen bildirir. Bu raporda sözkonusu oda ile ilgili olarak her iki departmandan kendisine gelen bilgilerdeki farklar Oda ve kişi özellikleri açısından açıkça belirtilir.
7. Uyuşmazlık konusu olabilecek durumlar şunlardır :
a. Oda, HK Raporunda dolu, resepsiyonda boş görülebilir,
b. Oda, HK Raporunda boş, resepsiyonda dolu görülebilir,
c. Odadaki kişi sayısı HK Raporunda fazla, resepsiyonda az görülebilir,
d. Odadaki kişi sayısı HK Raporunda az, resepsiyonda fazla görülebilir,
e. Oda bir departman raporunda “Room Change” görülebilir, diğerinde görülmeyebilir,
f. Oda Slept Out konumunda olabilir,
g. Oda HK Raporunda kirli, resepsiyonda temiz görülebilir,
h. Oda HK Raporunda temiz, resepsiyonda kirli görülebilir, vb.
8. Uyuşmazlık konusu olabilecek nedenler şunlardır :
a. Misafir Check In yapmış, kayıtlara geçilmemiş olabilir,
b. Misafir Check Out yapmış, kayıtlara geçilmemiş olabilir,
c. Misafir oda değişikliği yapmış, kayıtlara geçmemiş olabilir . Oda değişikliği bazı durumlarda fiyat değişikliğinin de gerektirebilir.
d. Room Change işlemi HK tarafından yapılmamış olabilir,
e. Misafir otelde gece hiç kalmamış olabilir : Slept Out
f. Resepsiyonun bilgisi dışında oda kullanılmış olabilir,
g. Resepsiyonun bilgisi dışında odada fazla kişi konaklamış olabilir,
h. Aynı odada kalan kişilerden birisi dışarıda konaklamış olabilir,
i. Resepsiyon Rack’inde oda yanlışlıkla temiz ya da kirli görünüyor olabilir,
j. Odanın temizlenip temizlenmediği resepsiyona bildirilmemiş olabilir, vb.
9. 7 ve 8. maddeler ışığında, yapılacak işlemler şunlardır :
a. Oda HK Raporunda BOŞ, resepsiyonda DOLU görünüyorsa;
A1. Misafir Check Out etmiş, resepsiyondan çıkışının yapılıp yapılmadığını kontrol etme,
A2. Misafirin hesabını ödemeden otelden ayrılıp ayrılmadığını kontrol etme,
A3. HK kayıtlarını kontrol etme.
b. Oda HK Raporunda DOLU, resepsiyonda BOŞ görünüyorsa;
B1. Misafirin Check In yaptıktan sonra ön büro kayıtlara işlenip işlenmediğini kontrol etme,
B2. Oda değişikliği yapıldıktan sonra, resepsiyon kayıtlarına işlenip işlenmediğini kontrol etme,
B3. Resepsiyonun bilgisi dışında herhangi bir kişinin odayı kullanıp kullanmadığını kontrol etme,
B4. HK kayıtlarını kontrol etme.
c. Misafir otelde gece hiç kalmamış ise (Slept Out);
C1. Misafirin o gece odada kalıp kalmadığını kontrol etme,
C2. Misafirin odada eşyalarını bırakarak, otelden ayrılmış olabileceğini kontrol etme.
d. Odadaki kişi sayısı HK Raporunda FAZLA, resepsiyonda AZ görünüyorsa,
D1. Resepsiyonun bilgisi dışında, otel misafirinin başka birisini getirip getirmediğini kontrol etme,
D2. Neden bir önceki maddede anılan gerekçeye dayanmıyorsa, HK kayıtlarını kontrol etme.
e. HK Raporunda kişi sayısı EKSİK, resepsiyonda FAZLA görünüyorsa,
E1. Misafirlerden birinin o gece gelip gelmediğini kontrol etme,
E2. Neden bir önceki maddede anılan gerekçeye dayanmıyorsa, HK kayıtlarını kontrol etme.
f. Resepsiyonda Room Change görünüyor, HK Raporunda görünmüyorsa,
F1. Room Change işleminin HK tarafından yapılıp yapılmadığını kontrol etme
g. Oda, resepsiyonda TEMİZ, HK Raporunda KİRLİ görünüyorsa,
G1. Hatanın resepsiyondan kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirleme,
G2. Hatanın Housekeeping’ten kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirleme,
h. Oda, resepsiyonda KİRLİ, HK Raporunda TEMİZ görünüyorsa,
H1. Odanın Housekeeping tarafından temizlenip, resepsiyona bilgi verip vermediğini kontrol etme,
H2. Hatanın resepsiyondan kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirleme.
ı. Sonuca göre Uyuşmazlık Raporunun düzenlenmesi.
Resort Academy
